WK-6006-14/2007

Kraków, 2007-05-30

 

 

 

Pan

Czesław Bartl

Burmistrz

Miasta i Gminy

Krzeszowice

 

 

 

 

 

Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.) przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej Miasta i Gminy Krzeszowice, ze szczególnym uwzględnieniem działalności w latach 2005-2006 i w 2007 r. do dnia kontroli.

 

Ustalenia kontroli zawarte w dwustronnie podpisanym protokole kontroli z dnia 11 kwietnia 2007 r. wykazały nieprawidłowości w gospodarce finansowej, do których w szczególności zaliczyć należy:

 

-          nieprawidłowości w uregulowaniach wewnętrznych polegające na:

 

·         niewprowadzeniu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Krzeszowicach Zarządzeniem Burmistrza, lecz uchwałami Rady Miejskiej, co stanowi naruszenie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,

 

·         nieaktualizowaniu wykazu jednostek organizacyjnych, stanowiącego załącznik do Statutu Gminy Krzeszowice. Powyższy wykaz obejmuje m.in.: Zespół Szkół i Przedszkole Samorządowe w Woli Filipowskiej jako dwie odrębne jednostki podczas, gdy zostały one połączone w jedną pod nazwą Zespół Placówek Oświatowych w Woli Filipowskiej oraz Szkołę Podstawową w Siedlcu, która została zlikwidowana,

 

-          niewydanie przez Burmistrza, imiennego pełnomocnictwa do jednoosobowego działania dla Dyrektora Zespołu Placówek Oświatowych w Woli Filipowskiej, co stanowi naruszenie art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym,

 

-          nieprzestrzeganie postanowień ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz uregulowań wewnętrznych z zakresu rachunkowości, poprzez:

 

·         niedostosowanie do stanu faktycznego wykazu wersji programów komputerowych wykorzystywanych do prowadzenia rachunkowości, co stanowi o nieprzestrzeganiu postanowień art. 10 ust. 1 lit c ww. ustawy,

 

·         brak oznaczania ostatniej strony wydruku komputerowego ksiąg rachunkowych oraz sumowania kolejnych jego stron, co jest niezgodne z art. 13 ust. 5 powołanej ustawy,

 

·         zaksięgowanie zmian w wartości gruntów na podstawie dowodu księgowego zbiorczego, w którym nie wymieniono wszystkich pojedynczych operacji składających się na kwotę dowodu źródłowego, przez co nie spełnia on wymogów określonych w art. 20 ust. 3 ustawy,

 

·         dokonywanie, w niektórych przypadkach, zapisów w księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego na podstawie dowodów księgowych niespełniających wymogów art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy,

 

·         nierzetelne sporządzanie raportów kasowych, co ustalono podczas przeprowadzonej kontroli kasy w dniach 22 i 23 marca 2007 r., która wykazała rozbieżności pomiędzy stanem gotówki wynikającym z sald raportów kasowych a faktycznym stanem gotówki w kasie Urzędu Miejskiego i stanowi o nieprzestrzeganiu postanowień art. 22 ust. 1 ww. ustawy,

·         brak protokolarnego przekazywania prowadzenia kasy Urzędu Miejskiego, co stanowi o naruszeniu § 2 pkt 4 „Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej i ochrony wartości pieniężnych w Urzędzie Miejskim w Krzeszowicach”,

 

-          niesporządzanie protokołów zdawczo - odbiorczych stanu druków ścisłego zarachowania przechowywanych w kasie Urzędu Miejskiego oraz niebieżące prowadzenie ewidencji rozchodu czeków gotówkowych, co jest niezgodne z postanowieniami odpowiednio § 8 ust. 1 i § 3 Zarządzenia nr 92/06 Burmistrza Gminy Krzeszowice z dnia 14 kwietnia 2006 r. w sprawie ustalenia „Instrukcji dotyczącej ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Krzeszowicach”,

 

-          księgowanie wydatków, dokonanych przez pracowników na rzecz jednostki, na kontach Wn 400 i Ma 101 z pominięciem księgowania na koncie 234, co stanowi o nieprzestrzeganiu przepisu rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych,

 

-          sporządzenie sprawozdania Rb-28S Urzędu Miejskiego w Krzeszowicach za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2005 r. w sposób niezgodny z przepisami § 1 załącznika Nr 32 do obowiązującego na dzień 31.12.2005 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Przedłożone kontrolującemu sprawozdanie składało się z pięciu odrębnych wydruków, z których żaden nie stanowił kompletnego sprawozdania w rozumieniu ww. przepisu,

 

-          przypadki rozliczania kosztów podróży służbowych w oparciu o dokumenty niespełniające wymogów formalnych określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,

 

-          brak w dokumentacji z przeprowadzonego w 2005 r. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie projektu kanalizacji sanitarnej Zalas-wschód, Sanka, Frywałd, druków ZP-15 i ZP-16 w sytuacji, gdy w postępowaniu wykluczono jednego wykonawcę i odrzucono jedną ofertę. Powyższe stanowi naruszenie postanowień załącznika nr 1 do ówcześnie obowiązującego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zasady pisemności postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określonej w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych,

 

-          niezgodnie z przepisami art. 36 ust. 1 i art. 193 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych, zaciągnięcie w 2006 r. zobowiązań pieniężnych w celu realizacji zadań w wysokościach wyższych niż kwoty wydatków określone w zatwierdzonym planie finansowym jednostki w podziale na poszczególne zadania, co wystąpiło w przypadku umów na realizację następujących zadań: dowóz uczniów do szkół z Filipowic i Ostrężnicy (umowa z dnia 11 września 2006 r.) oraz dowóz uczniów do Szkoły Integracyjnej w Radwanowicach (umowa z dnia 25 września 2006 r.),

 

-          wskazanie w ogłoszeniach o przetargu wartości postąpienia w sytuacji, gdy przepisy § 14 pkt 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości wskazują, jako właściwych do ustalenia wysokości postąpienia, uczestników przetargu. Nieprawidłowość wystąpiła w objętych kontrolą postępowaniach przetargowych na zbycie nieruchomości,

 

-          nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami poprzez:

 

·         brak wskazania w wykazie, o którym mowa w art. 35 ustawy, terminu do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości na podstawie art. 34 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ww. ustawy,

 

·         informowanie podmiotu, który został ustalony jako nabywca nieruchomości o terminie zawarcia umowy, bez zachowania formy pisemnej (kontakt telefoniczny), co nie pozwala na ustalenie czy zostały zachowane terminy określone w art. 41 ust. 1 ustawy,

 

 

Odpowiedzialność za powstanie nieprawidłowości ponoszą Burmistrz oraz Skarbnik  Gminy.

Przedstawiając powyższe ustalenia Regionalna Izba Obrachunkowa
w Krakowie prosi o podjęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia ujawnionych nieprawidłowości poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych:

 

 

1.        Wprowadzenie do stosowania wewnętrznych uregulowań Gminy, zgodnie z wymogami przepisów prawa, a zwłaszcza wprowadzenie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Krzeszowicach Zarządzeniem Burmistrza, zgodnie z wymogami art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz dostosowanie do stanu faktycznego wykazu jednostek organizacyjnych, stanowiącego załącznik do Statutu Gminy.

 

2.         Wydanie przez Burmistrza imiennych pełnomocnictw do jednoosobowego działania dla kierowników wszystkich gminnych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, stosownie do przepisu art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.).

 

3.         Przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) oraz uregulowań wewnętrznych z zakresu rachunkowości, w szczególności poprzez: sporządzenie aktualnego wykazu wersji programów komputerowych wykorzystywanych
w księgowości, dostosowanie wydruków komputerowych ksiąg rachunkowych do wymogów ustawy w tym zakresie, sporządzanie dowodów księgowych zbiorczych spełniających wszystkie wymogi ustawy, a także przekazywanie prowadzenia kasy Urzędu, zgodnie z postanowieniami uregulowań wewnętrznych.

 

4.         Respektowanie postanowień „Instrukcji dotyczącej ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania w Urzędzie Miejskim w Krzeszowicach” w celu zapewnienia sporządzania protokołów zdawczo – odbiorczych oraz bieżącego ewidencjonowania zmian stanu czeków gotówkowych.

 

5.         Księgowanie wydatków dokonanych przez pracowników na rzecz jednostki na koncie 234, tj. zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020).

 

6.         Sporządzanie sprawozdań budżetowych Rb-28S Urzędu Miejskiego w Krzeszowicach wg wzoru, wynikającego z obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

 

7.         Rozliczanie kosztów delegacji służbowych wyłącznie na podstawie dokumentów spełniających wymogi rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

 

8.         Przestrzeganie przepisów dotyczących udzielania zamówień publicznych, a zwłaszcza w zakresie dokumentowania na drukach określonych w obowiązującym rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zasady pisemności postępowania wyrażonej w art. 9 ust. 1 z ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.).

 

9.         Zaciągania zobowiązań wyłącznie do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki w podziale na zadania, z uwzględnieniem wcześniej poniesionych wydatków, zgodnie z przepisami art. 193 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.).

 

10.      Przestrzeganie przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 r. w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. Nr 207, poz. 2108) poprzez niewykazywanie w ogłoszeniach o przetargu, wysokości postąpienia.

 

11.      Zamieszczanie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży informacji o terminie do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości oraz pisemne powiadamianie osób ustalonych jako nabywcy nieruchomości o terminie zawarcia umowy, stosownie do postanowień ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomości (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.).

 

 

 

W terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, do wniosków pokontrolnych zawartych w wyżej wymienionym wystąpieniu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby – stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 i ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych.

 

                W terminie 30 dni od dnia doręczenia wystąpienia pokontrolnego kontrolowana jednostka jest obowiązana zawiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Krakowie o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub o przyczynach ich niewykonania.

 

 

 

 

 

 

Otrzymują:

1.  adresat

2.  a/a

 

 

Do wiadomości:

Przewodniczący

Rady Miejskiej

w Krzeszowicach